Como escrever um e-mail comercial profissional

Como escrever um e-mail comercial profissional


Os e-mails são importantes. Eles podem nos notificar sobre as coisas e os negócios que não queremos perder.

Eles nos permitem comunicar sem ficar colados em nossas telas o tempo todo.

Somos livres para responder sempre que quisermos. [19659002]

Há apenas um problema: a maioria das pessoas recebe muitos deles.

Certamente, você pode cancelar a inscrição da maioria dos seus envios, mas ainda há chances de você receber mais e-mails do que você pode lidar.

É por isso que escrita por e-mail é tão importante. Se o seu objetivo não é criar um e-mail que os destinatários enviem para a pasta Lixeira imediatamente, você terá que trabalhar duro.

A maioria de nós escreve e-mails porque queremos conseguir algo – obter um emprego, oferecer um acordo, fazer uma impressão, rede ou resolver problemas de negócios.

Para conseguir isso, certifique-se de que seu e-mail esteja bem escrito e polido.

Como você faz tal coisa? Seguindo este simples guia, quero oferecer-lhe.

Então, se você deseja que os seus e-mails sejam tão profissionais e polidos quanto possível, aqui está o que você deve fazer.

1. Lembre-se do seu objetivo principal

Mesmo se você estiver escrevendo um email de acompanhamento, você tem um objetivo em mente – agradecer ao destinatário por algo, lembrá-los de algo, e assim por diante.

Assim como Eu disse acima, seu e-mail sempre tem um propósito, embora você possa não ter uma definição clara desse propósito no momento.

Por isso, antes de começar a escrever, pergunte-se: "Por que você escrevo isso?

O que eu espero do destinatário?

Se você não sabe a resposta, isso pode significar que você provavelmente não deve enviar um e-mail.

Afinal, nem todos os e-mails na verdade, precisa ser escrito.

Mas se você conhece a resposta, pense nisso um pouco.

O propósito de um e-mail geralmente afeta sua estrutura.

Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail frio a um influenciador sobre a possibilidade de uma colaboração, você pode querer ir direto ao ponto.

Mas se você está tentando convencer uma perspectiva de e superioridade do seu produto ao longo da concorrência, você precisará fornecer alguns dados adicionais primeiro.

2. Comece com um cumprimento

Um email, obviamente, deve começar com uma saudação, mas como essa saudação parece?

Essa é uma das coisas mais complicadas na escrita de e-mail comercial.

Você sempre precisa para ser educado, mesmo que, às vezes, você também precise ser menos ou mais formal.

Então, vejamos como os cumprimentos informais e formais de e-mail podem ser diferentes.

Os informais geralmente começam com "Olá" ou "Olá", seguido pelo Nome do destinatário.

Eles são apropriados nos casos em que você conhece o destinatário regularmente e chama-os pelo primeiro nome.

Os cumprimentos formais parecem semelhantes, mas há uma diferença significativa: você precisa usar sobrenomes e títulos. [19659002] Se você não conhece bem o destinatário e não os chama pelo primeiro nome da vida real, é sempre mais seguro e mais sábio começar com uma saudação formal.

Se você não conhece seu nome, você pode se referir a eles como "Senhor / Senhora" ou usar o nome de sua depa rtment (como "Dear Design Department"). "Para quem deve interessar" também funciona.

Lembre-se de que cada palavra da saudação deve começar com uma letra maiúscula.

Uma saudação também deve ser seguida por uma vírgula.

É bem semelhante quando vem para dirigir-se a grupos de pessoas.

Seu relacionamento com eles determina muito o estilo: se você conhece o grupo bem, até "Oi pessoal" ou "Olá equipe" fará. Se o grupo for pequeno (cinco pessoas ou menos), você deve abordá-los com seus primeiros nomes nesse caso ("Querida Anna, Brad e Mark").

Se você não conhece o grupo bem o suficiente, um saudações informais devem parecer "Prezados Colegas", "Caro Departamento de Design", e assim por diante.

3. Diga ao destinatário sobre si mesmo

Em alguns casos, o destinatário sabe quem você é e o lembra bem.

Um exemplo é quando você está escrevendo para um colega.

Nesse caso, você pode ignorar isso parte.

No entanto, se o destinatário não conhece você ou há apenas uma pequena chance de que eles não se lembrem de quem você é, você deve falar sobre você.

Às vezes, você precisa se apresentar mesmo com as pessoas que o conhecem.

Exemplos são se você alterou seu endereço de e-mail ou não tem certeza de que o destinatário o reconheceria.

Ao informar aos destinatários sobre você, indique seu nome e forneça dados adicionais que ajudariam o destinatário a reconhecê-lo ou a entender quem você é.

A empresa para a qual você trabalha, sua posição, o lugar onde conheceu, a pessoa que iniciou o contato entre vocês dois – todos estes podem ser utilizados como dados de apoio.

The importa O que há aqui é manter isso simples.

Não há necessidade de escrever demais – uma frase ou duas irão fazer.

4. Explicar o propósito de sua carta

Na maioria dos casos, o destinatário não tem muito tempo para ler seu e-mail.

Isso pode parecer áspero, mas isso é verdade.

Por isso, depois Você fala sobre você mesmo (ou pule essa parte ao enviar um e-mail para pessoas que o conhecem bem), vá até o ponto de sua escrita, informando-lhes o propósito de sua carta.

Talvez você esteja escrevendo para pedir um favor , agradeça-os, ou peça desculpas por algo.

Talvez o seu objetivo seja pedir informações claras ou fornecer algumas.

Não importa o que seja, explique o objetivo da carta tão clara e brevemente como você pode – usando apenas uma uma frase ou duas, se possível.

Lembre-se de que um email de negócios deve sempre ser o mais preciso possível.

Ao escrever um e-mail curto e muito específico, você mostra ao destinatário que você valoriza seu tempo, o que é muito importante em negócios.

5. Seja empático

A empatia é a capacidade de colocar-se nos sapatos de outra pessoa.

Pode parecer desnecessário, ou pelo menos, não é suficientemente importante no mundo dos negócios, mas é importante se você quiser impactar seus e-mails.

Além disso, a empatia pode melhorar seus emails de forma instantânea.

Para alcançar esse resultado, analise sua escrita do ponto de vista do destinatário.

Pergunte a si mesmo como outra pessoa interpreta sua mensagem geral ou mesmo apenas uma certa sentença.

Se você receber um e-mail similar, como faria você se sentir?

Claro, você não pode prever a reação exata.

Mas manter o destinatário em mente ao criar seu Os e-mails irão ajudá-lo a melhorar a sua escrita.

Além disso, ser empático não é exatamente difícil.

Apenas tente lembrar que a maioria dos empresários está muito ocupada (o que significa que não há emails longos, a menos que seja absolutamente necessário), aprecie elogios (então inclua alguns eu no seu email, não exagere) e gostaria de ser agradecido por seu trabalho e esforços (é por isso que escrever um acompanhamento é muitas vezes uma boa idéia).

6. Trabalhe em sua assinatura

Às vezes, você não tem certeza se deve incluir uma introdução ou não.

Às vezes, você sabe que você deve incluir uma, mas se preocupe que levaria muito espaço do e-mail, distraindo o destinatário do ponto principal.

Neste caso, é melhor trabalhar em sua assinatura, adicionando todos os dados necessários.

Desta forma, sua assinatura mantém o corpo principal de um e-mail o mais curto possível. [19659002] Também ajudará você a evitar mal-entendidos (caso você esteja escrevendo para alguém que se lembra muito de você).

Uma assinatura apropriada para e-mails corporativos deve conter seu nome, seu título de trabalho e um link para seu site (ou O site da sua empresa).

Você também pode adicionar links para suas mídias sociais e uma linha curta sobre o seu trabalho.

Pro Dica: Se você estiver usando o NinjaOutreach, adicionar assinatura de e-mail personalizada é muito fácil .

7. Certifique-se de que o seu e-mail está polido

Os detalhes importam tanto quanto o conteúdo de um e-mail.

Antes de acessar "Enviar", certifique-se de que tudo está bem: que uma assinatura esteja incluída, seu e-mail tem uma linha de assunto, e assim por diante.

Idealmente, você deve revisar seu e-mail manualmente.

Mas se você for pressionado pelo tempo, pelo menos considere executá-lo através de um dos muitos corretores ortográficos online.

Lembre-se de que se você quiser o seu e-mail para parecer profissional, verifique se há erros e erros de digitação.

Também é uma boa idéia enviar uma cópia de um e-mail para si mesmo se seu cliente de e-mail não fizer isso por padrão.

Desta forma, você vai sempre tem um registro de quando você enviou o e-mail, quem é o destinatário e assim por diante.

Embora pareça triste e desafiador, a escrita por e-mail é fácil de gerenciar. Claro, você precisa prestar muita atenção aos detalhes e manter as regras e a etiqueta de escrita comercial.

No entanto, quanto mais frequente você fizer, mais fácil se tornará.

É por isso que espero que estes As dicas tornam o processo mais fácil para você e ajudá-lo a criar e-mails impressionantes.


Christina Battons é uma escritora criativa e estrategista de conteúdo que ajuda pessoas e estudantes a ter sucesso na auto-educação, escrita, motivação, desenvolvimento profissional e mais, compartilhando com eles conhecimento. Hoje em dia escrevendo posts no essaywritersite.com e ela também é uma escritora convocada ativa em muitos sites. Em seu tempo livre, ela prefere ler romances e histórias de suspense de crime. Sinta-se livre para segui-la Twitter .

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